Connect with us

Dünya Gündemi

UZAKTAN YÖNETİM, BİZE NE KADAR YAKIN?

Araştırmalarda “uzaktan çalışma modelinin yeni dönemde iş dünyasının en önemli değişimlerinden biri olacağı” vurgulanıyor. Son 100 yıldır toplumlardaki yaşam ve iş arasındaki belirgin çizginin ortadan kalkacağı bir döneme girildi. Bu süreci iyi yönetmek gerekecek. Bu şirketlerin gelecekte var olabilmeleri için öğrenmeleri gereken bir yetkinlik.

 

Kobi Yaşamın Değerli Okurları Merhaba,
Mart’2020’den itibaren koronavirüs ile birlikte yaşantımızda ne çok değişim oldu. Önceliklerin değişmesiyle hem sosyal hem iş hayatında köklü değişimler yaşandı, yaşanmaya da devam ediyor ve edecek. Bu yazımda yeni tip Koronavirüs sebebiyle yaşanan Covid-19 pandemisi ve bunun özellikle uzaktan çalışma şeklini iş hayatının yeni normalleri arasına getirmesi üzerine paylaşımda bulunacağım. Aslında birlikte düşünelim istiyorum. Neler değişti, neler değişmeye devam edecek ve biz ne kadar hazırız? Bu süreçte kişi ve kurum olarak kendimize hangi soruları sorsak iyi olur?

YÖNETİM KAVRAMI BİZE NE SÖYLER?
Çok genel olarak yönetim kavramı bize, ortak amaçlara ulaşmak için tek başına çabanın yeterli olamayacağını, tüm bireylerin ortak çabalarının bir uyum içinde aynı amaca yönelmesi gereğini, bunun ise bir eşgüdüm içinde yapılmasını ifade eder.

Bir kurumun amaçlarına ulaşabilmesi için, çalışanlarının yönlendirilmeye ve aslında bir tür rehberliğe ihtiyaçları vardır. “Yönetim” bu rehberliği ve yönlendirmeyi sağladığı gibi, bu amaçlara ulaşmak için gerekli iç ve dış kaynakları da bir araya getirir. Yönetim süreci dediğimiz şey aslında tüm bu kaynakların verimli, etkin ve etkili kullanılmasını da kapsayan bir akıştır.

Bazı yönetim bilimciler “yönetimi” başkaları vasıtasıyla iş yapmak olarak belirtirken, “yöneticiyi” başkaları aracılığıyla iş yapan kişi olarak tanımlamaktadır. Bu tanımlama yönetim ve yönetici için yapılan en yalın ve üstünde görüş birliğine varılmış tanımlardan biridir denilebilir.

Tüm bu tanımları toparlarsak yönetim; “değişen çevre koşullarında, organizasyonun sahip olduğu iç ve dış kaynakları, verimli, etkili ve etkin şekilde kullanarak, kurumun amaçlarına ulaşmak için başkalarıyla iş birliği yapmaktır” denilebilir. Tanımda bazı noktalara yakından bakarsak, pandemi döneminde yaşadığımız ve yönetsel yapılanmalarda odaklanmamız gereken noktaları da bize göstermektedir.

1. Değişim içinde yönetebilmek önemlidir. Çünkü koşullar değişmekte ve bu değişim devam edecek, süreklilik gösterecektir. Sadece koronavirüs için değil, iş hayatının ve çalışma koşullarının dinamikleri açısından da devam edecek bir değişim söz konusudur. Yeni normallerden biridir.
2. Amacı kaybetmemek önemli. Yön birliği sağlamanın ana ögesidir. Yönetim sürecinin yapılanmasında temeldir.
3. Sahip olduğu kaynakların farkında olarak, onlardan optimal şekilde yararlanmak. Farkındalık ve optimal yararlanmak, aynı zamanda yönetim sürecinin performansının garanti alınması için büyük önem taşır.
4. Verimlilik, etkinlik ve etkin arasındaki dengeyi gözetmek. Etkililik (effectiveness) şirketin amaç ve planlarına ulaşmasını ifade ederken, etkinlik (efficiency) amaç ve planlara doğru işleri yaparak başka bir deyişle süreç içinde istenen işleri yaparak ulaşmasını ifade etmektedir. Verimli bir yönetim, amaçlanana, doğru akışla bütünsel şekilde ulaşır.
5. İş birliği içinde birlikte çalışma. Atasözlerimiz ne güzel anlatıyor “Bir elin nesi var, iki elin sesi var” diye. O sesin ahengini güvence altına almak da yönetimin ajandasında bulunmak durumundadır.

Sadece yönetim tanımındaki unsurların incelenmesi bile, kendimize ayna tutmak ve “bunların neresindeyiz, neleri yapsak daha iyi sonuç alırız” sorularına temel oluşturması açısından bize yol gösterir. Olağanüstü durumlarda, yalınlık, en yakınımızda, gözümüzün önündekini doğru okumak kimi zaman çözüm olabilir.

UZAKTAN YÖNETİME Mİ GEÇTİM; UZAKTAN YÖNETMEK ZORUNDA MI KALDIM?
Koronavirüs salgını, dünya genelinde toplumsal hayatı derinden etkilemeyi sürdürüyor. Bildiğiniz üzere salgın nedeniyle alınan önlemlerin en çok etkilediği alanlardan biri, çalışma hayatı. Tüm dünyada olduğu gibi, Türkiye’de de pek çok sektörde yüz binlerce insan artık “evden çalışma” yöntemi ile işlerine devam ediyor. Daha doğrusu “uzaktan çalışma” yöntemiyle. Peki, uzaktan çalışma kalıcı hale gelebilir mi?

Yapılan araştırmalara göre, pek çok şirket salgın sonrasında evden çalışmaya devam edecek gibi görünüyor. Peki gerçekte, “uzaktan yönetim” şekline mi geçtik, yoksa “uzaktan yönetime geçmek zorunda mı kaldık”. Hepimiz biliyoruz ki, “uzaktan yönetime geçmek zorunda kaldık”. Şirketler ve elbet çalışanlar uzaktan yönetime planlı bir geçiş yapmadılar. Şirketler şimdilerde, ilk dalga sonrası yönetim şekli olarak, uzaktan çalışmayı / yönetimi daha planlı şekilde yapılandırmaya başlıyorlar.

Halbuki yukarıda yönetim tanımını irdelerken değişim içinde yönetmeyi öğrenmek ve hızlıca sahip olduğumuz kaynaklardan en uygun şekilde yararlanmak, verimli bir yönetim sergilemek, çalışanlarımızla iş birliği yapmak ve amacı hep canlı tutmak şeklinde bir akıştan ve bunun öneminden bahsetmiştik. Yapılan araştırmalar da gösterdi ki şirketlerin büyük çoğunluğu koronavirüs ile gelen uzaktan çalışma modeline, uzaktan yönetime hazır değildi. Hatta koronavirüs sonrası değişecek çalışma modelleri ve çalışanlarını bu sürece hazırlayacak planları da yoktu. Bu konuda nispeten hibrit bir model uygulayan az sayıda şirket, süreci kavarama konusunda daha hızlı olabildi. O şirketler de daha çok saha çalışanlarına esnek çalışma uygulayan şirketlerdi.

Araştırmalarda “uzaktan çalışma modelinin yeni dönemde iş dünyasının en önemli değişimlerinden biri olacağı” vurgulanıyor. Son 100 yıldır toplumlardaki yaşam ve iş arasındaki belirgin çizginin ortadan kalkacağı bir döneme girildi. Bu süreci iyi yönetmek gerekecek. Bu şirketlerin gelecekte var olabilmeleri için öğrenmeleri gereken bir yetkinlik.

Bu salgınla;

Bir anda ezberler bozuldu: Bu alışkanlıklarımızdan, konfor alanlarımızdan çıkmak demekti. Hem şirket hem yönetici hem çalışan olarak.
Uyum sağlamaya çalışıyoruz: Uyum, aklı kullanmanın en önemli göstergesi. İster şirket ister kişi olarak aklımızı kullanmak aynı zamanda sahip olduğumuz kaynakların farkında olarak, onları verimli kullanmayı da içeriyor. Bu aynı zamanda yukarıdaki yönetim tanımımızdaki unsurlara bir atıf. Uyumun rasyonelliği, akılcıl yaklaşımlarla olasıdır.
Hiçbir şey eskisi gibi olmayacak: Kimse de nasıl olacağını bilmiyor. Sadece öngörüler var. Ne eskisi gibi ne de tamamen uzaktan bir yönetim. Belki karma yeni modeller bizi bekliyor. Yeni yönetim tasarımları dönemine giriyor gibiyiz.
İlişkilerdeki değişim: On-line olmak, bağlantılar, mekandan bağımsız buluşup toplanabilmek ve bilgi paylaşımının cazibesi; aynı zamanda sanal bir yalnızlık, avatarlar üzerinden sürdürülen iletişim, kişinin kendine yabancılaşması riskini de beraberinde getiriyor.
Dar mekanda kısıtlı hareket: Koronavirüs sebebiyle iş hayatı için tasarlanmamış mekanlardan işimizi yürütürken, hele buna kısmi pandemi dönemleri eklendiğinde kişiler evlerinin metrekaresi içinde fiziksel olarak da hareket edememenin sıkıntısını yaşadılar.

Şirketler bu unsurların olumlu açılımlarını ve aynı zamanda riskleri de yönetmek durumundalar. Bu bir bütün.

YENİ BİR ÇALIŞMA KÜLTÜRÜ MÜ?
Uzaktan yönetimin, şirketlerin yönetim şekilleri arasında girdiği / gireceği bu dönemde şirketlerin yönetim şekillerini ve “iş yapma biçimlerini” yeniden ele alıp, yapılandırmaya ihtiyaçları vardır. Bunun için aşağıdaki konulara göz atmak, kendimizi / şirketimizi bu açılardan değerlendirmek yararlı olacaktır.

1. Kendinize sorun: Uzaktan yönetimde geçmişin kilit becerileri ne kadar geçerli?
Uzaktan yönetim, bir yetkinlik. Yetkinliklerle ilgili olarak bu köşede daha önce sizlerle paylaşımda bulunmuştum. Yetkinlik bir davranış.

Soru şu: Yeni durumda ne tür yönetim becerilerini kullanırsak, şirketimizin varlığını sürdürebiliriz? Yüz yüze yönetim şeklim nasıldı? Şimdi uzaktan nasıl bir değişimle ve yaklaşımla yönetmeliyim ki çalışanlarımı verimli iş çıktıları için motive edebileyim? Şirket olarak kendimize soracağımız değerli sorular arasındadır.

Buradaki en büyük risk ve kendinize yapacağınız kötülük “Değişim olsun AMA ben değişmeden” tutumudur. Yönetici olarak öncü olmak, liderlik etmek durumundasınız. Kişilere liderlik etmeden, işe liderlik etmek mümkün mü? Ya kendimize liderlik etmeden?

2. Amacı canlı tutun: Nasıl her çalışma bir ilk adımla başlıyorsa, her şey amaç ile başlar. Amaç, faaliyetleri anlamlı kıldığı gibi, performans göstergelerine ulaşılıp, ulaşılmadığını belirlemek için genel referans çerçevesi de oluşturur.

Amaç yoksa, nasıl yön bulacaksınız, çabalarınızı neye göre organize edeceksin ve neyi başardığınızı göreceksiniz? Şirket genelinde olsun, fonksiyonel bazda olsun ya da her iş bazında olsun amacın net bir şekilde belirtilmesi gerekir.

3. Bütünü görmelerini sağlayın: Çalışanlarımıza yaptığı işin sadece bir görev tanımdan ibaret olmadığı, aslında şirket içinde bir bütünün parçası olduğunun ifade edilmesi önem taşır. Bu çalışanın büyük resmi görmesine yardım eder. Emeğinin neye dönüştüğünü fark etmesini sağlar.

Görevler, tıpkı yap-boz (puzzle) tablo parçaları gibidir. Yaptığı işin, bütün içinde ne ifade ettiği ve önemi anlatılmalıdır. Her bir parça diğerinden farklı olabilir ancak hepsi değerli ve birbirini tamamlar durumdadır. Bu çalışanlara aktarılmalıdır.

4. Anlam ilişkisi kurmalarını sağlayın: Çalışanın yaptığı iş ile kendisi arasında bir anlam ilişkisinin kurulması önem taşır. Bu ilişki kurulduğunda kişi daha rahat sorumluluk alır. Bunun için, şirket değerlerinin aktarılması ve yönetimin örnek davranış sergilemesi pekiştirici unsurlardır.

5. Çıktılarda belirginlik: Çalışanlara genel ifadelerden çok, işi kim yapacaksa, açıkça belirtilmelidir. Genel ifadeler ile belirtilen konular çoğu kez yapılmama riski ile karşı karşıyadır. “Şu işi yapalım” yerine “şu işi, şu kişi, şu kalitede bir çıktı ile, şunları kullanarak yapacak” şeklinde bir ifade daha uygundur.

Herhangi bir işte hangi çıktıları bekliyorum bunları çalışanlarıma doğru şekilde anlatmam gerekir. Bu çıktıları hangi standarda göre istiyorum, bu standardın içine sadece iş yapma biçimi yok elbet. Çalışanlara şirketin etik ilkelerine, kültürüne göre de işi/görevi yapması gereği anlatılmalı, aktarılmalıdır.

6. Geri bildirim verin: Geri bildirim verdiğimizde seni ve yaptığın işi fark ediyorum mesajını da karşı tarafa iletmiş oluyoruz. Burada önemli bir noktanın altını çizmek isterim, geri bildirim alma ve vermenin çalışan bağlılığının oluşmasında temel araçlardan biri olduğunu unutmayalım.

7. Ekiple ortak bir taahhüt yapılması ve bunun güncel tutulması: Birlikte çalışmak, öğrenmek, ekip olarak yapılacak işlerin verimli şekilde yerine getirilmesi önemlidir. Bunun ön koşulu ekiple yapılacak bir “taahhüt”tür. Taahhüt ile anlatmak istediğim şey, çalışanın görev tanımı kapsamında ve kendi ajandasında yapması gerekenler, sorumlulukları, nasıl destek olunacak ve benzeri konularda grup üyeleri arasında varılan uzlaşı ve anlaşmadır. Zaman içinde yeni işler ve koşullara göre gözden geçirilir, geri bildirimlerle güncellenir.

8. İnsan odaklı yaklaşım: Tüm bu unsurlar, insan odaklı yaklaşımı besleyen noktalardır. Uzmanlar çalışanların değer görmek, fark edilmek, potansiyellerini işe yansıtmak konusunda desteklenmek istediklerini söylüyorlar. İnsan sadece maliyet unsuru ya da bir bütçe kalemi olmanın çok ötesinde, varlığının desteklenmesi, gelişmek ve geliştirmek istiyor. Böylece değerli hissedecektir. Yok saydığımız hiçbir unsur, bizim varlığımızı da onamaz.

SON SÖZ: KONTROL ETMEK Mİ, BAĞ KURMAK MI?
Bağ kurmak, belki de uzaktan yönetimin temel yetkinliklerinden biri olacak. İçinde çok boyutlu bir güven ilişkisini de barındırıyor. Şirketin değerleri ile kurulan anlamlı bir ilişkiyi de kapsıyor. Bu güven için yukarıda değinilen başlıklarla çalışanlarımıza kendi potansiyellerini ortaya koyabilmeleri için gerekli alanı yaratmak önem taşır. Çalışanlara verilen sorumluluk, amaçlara odaklı geri bildirimler uzaktan yönetimin temel unsurlarıdır. Bu süreç hep birlikte öğreneceğimiz bir yolculuktur.

Dikkat ettiyseniz, aslında yüz yüze bunları yapıyorsa, uzaktan çalışmada bağ kurmak ve süreci yönetmede zorlanmayız. Ancak bunları yüz yüze yönetimde yapmıyorsa, es geçiyorsa; uzaktan yönetimde sadece “kontrol”e odaklanıp, bütün resmi gözden kaçırabiliriz.

Uzaktan yönetimden önce sorun kendinize ve şirketinize; yüz yüze ve yakından nasıl yönetiyordum?
Bu yazımızın son sözleri yönetim gurusu Peter Drucker’dan. Diyor ki: “Geleceğin yöneticisi tek kelimeyle bir öğrenme rehberi olacaktır.” Ve devam ediyor: “Eğer yeni bir şey istiyorsanız, eski olanı yapmayı bırakmalısınız.”

Sonraki yazımızda görüşene kadar sağlıcakla kalın.
Tüm Kobi Yaşam Okurlarına Sevgi ve Saygılarımı iletiyorum.

Bizi Paylaşın
Continue Reading
1 Comment

Leave a Reply

E-posta hesabınız yayımlanmayacak. Gerekli alanlar * ile işaretlenmişlerdir